.RU

3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов - Инструкция по делопроизводству в фгбоу впо...



3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

В деятельности Университета создается комплекс организационно-распорядительных и информационно-справочных документов: положения, правила, инструкции, регламенты, приказы, распоряжения, протоколы заседаний, акты, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная переписка и др.).

Решения коллегиальных органов оформляются протоколами заседаний координационных и совещательных органов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Университета создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в Университете могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).


^ 3.3.1 Положение, правила, инструкция


3.3.1.1. Положение – нормативный правовой акт, детально регламентирующий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.

Правила – документ, регламентирующий порядок организации определенного вида деятельности в Университете.

Правила закрепляют нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных нормативных правовых актов.

^ Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные нормативные локальные акты, утверждаемые ректором Университета. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа.

3.3.1.2. Порядок подготовки проекта положения, правил или инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.3.1.3. Текст проекта положения, правил или инструкции печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. При этом используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил или инструкции отвечает на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции, содержащий должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Чья?» (например, «Должностная инструкция главного специалиста»).

Констатирующей частью положения, правил или инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения, правил или инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Образец оформления положения приведен в Приложении № 1.

^ 3.3.2 Приказ (распоряжение)

3.3.2.1.  Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного правового характера, оперативные, организационные и другие текущие вопросы организации деятельности Университета.

Приказ – это правовой акт, издаваемый ректором университета, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, слово «П Р И К А З», дату, номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, лист согласования, отметку об исполнителе, электронный адрес исполнителя, колонтитул.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

^ Об утверждении Инструкции по делопроизводству в

ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы»

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.3.2.2. Текст приказа, как правило, должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю »: , которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица структурных подразделений. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ признает утратившим силу или отменяет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить…».

3.3.2.3 Текст приказа готовится специалистами структурных подразделений. На оборотней стороне приказа оформляется Лист согласования следующим образом:

а) Фраза «Лист согласования по приказу (название приказа)» №__, располагается на оборотной стороне последнего листа приказа наверху посередине, размером шрифта 14. Номер приказа проставляется после подписания приказа.

б) в левом нижнем углу на листе согласования приказа печатаются данные лица, подготовившего лист согласования приказа (шрифт № 10). (Приказ подготовил: должность, Ф.И.О., тел., электронный адрес);

в) также в левом нижнем углу на листе согласования приказа печатается нижний колонтитул, в котором прописываются название приказа и индекс структурного подразделения, подготовившего приказ (шрифт № 8).

3.3.2.4 Приказы готовят и вносят подразделения на основании поручений ректора, проректоров, либо в инициативном порядке. Приказы по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за документооборот в структурном подразделении, которые готовят и вносят приказ.

Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью отдела документационного обеспечения.

3.3.2.5 Приказы визируются:

– руководителем подразделения, внесшим приказ;

– руководителями структурных подразделений, курирующими данный вид деятельности университета;

– руководителем юридической службы;

– руководителем отдела документационного обеспечения;

– проректорами в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

Визы включают должности визирующих, личные подписи и расшифровку подписей.

Если в процессе согласования в приказ вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

3.3.2.6 Датой приказа является дата его подписания.

3.3.2.7 Для удобства поиска приказов устанавливают следующий порядок индексации и регистрации: приказы нумеруют порядковой нумерацией в пределах календарного года;

В отделе документационного обеспечения:

– по основной деятельности – «о»;

– по контингенту аспирантов и докторантов, в целом по научной деятельности вуза – «н»;

– приказы по Институту переподготовки и повышению квалификации – «пк»

В отделе кадров:

– по личному составу (кадровые) – «к»,

.– об отпусках работников и кадровые взыскания – «ко»

3.3.2.8 Копию приказов обязательно направляют исполнителю.

Копии приказов направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Приказы нормативного правового характера подписываются ректором или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей.

3.3.2.9. Приказы по оперативным, организационным и другим текущим вопросам организации деятельности Университета могут подписываться проректорами, в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

3.3.2.10. Распоряжения подписываются ректором или одним из проректоров в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

3.3.2.11. Структурные подразделения Университета не вправе издавать нормативные правовые акты.

Обеспечение качественной подготовки приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными исполнителями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят соответствующий приказ.

Юридический отдел Университета и отдел документационного обеспечения обеспечивают контроль за надлежащим оформлением правовых актов Университета.

3.3.2.12.  Образцы приказов, виды согласования приказов, разрешение на командировку, имеющего после подписи силу приказа, распоряжений, издаваемых в Университете приведены в приложениях № 2, 3 4, 5.


3.3.3. Протокол

3.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются только принятые решения.

3.3.3.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из 2 частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего, секретаря, в также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение (и результаты голосования).

3.3.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов по номенклатуре дел: протоколы заседаний ректората, заседаний Ученого совета, Учебно-методического совета, Редакционно-издательского, научных советов и др.

3.3.3.4. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью отдела документационного обеспечения.

3.3.3.5. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером № 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом № 17 и выравнивается по центру.

^ Вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания (совещания) указывается (при необходимости), у кого проводилось совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизита «вид заседания» линейкой.

^ Дата, номер протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и ее расшифровку.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля.

Образцы протоколов приведены в Приложениях № 6, 7.


^ 3.3.4. Соглашение, договор, контракт

В соответствии с распоряжением Министерства образования и науки Российской Федерации от 13 мая 2010 г. № Р-11 «О нумерации государственных контрактов, договоров и соглашений» и Порядком учета бюджетных обязательств получателей средств федерального бюджета, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 сентября 2008 г. № 98н, а также приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01 сентября 2008 г. № 87н «О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета» регистрация соглашений, договоров и контрактов осуществляется в юридическом отделе Университета. Зарегистрированный оригинал соглашения, договора, контракта направляется курирующим структурным подразделением вместе с распределением в финансово-экономическое управление Университета. Второй экземпляр соглашения, договора, контракта направляется исполнителю.


^ 3.3.5. Служебная переписка

Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

3.3.5.1. Служебные письма Университета готовятся:

– как ответы о выполнении поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти;

– как исполнение поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Университета;

– как сопроводительные письма;

– как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

– как инициативные письма;

При оформлении служебных писем используются реквизиты:

– символика Университета (для двуязычного бланка);

– полное наименование организации;

– справочные данные об организации;

– должность лица, подписавшего документ;

– адресат;

– дата документа;

– регистрационный номер документа;

– ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

– текст документа;

– отметка о наличии приложений;

– виза;

– подпись должностного лица;

– отметка об исполнителе (ФИО, № телефона).

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются гербовой печатью организации.

Служебные письма печатаются на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman 14.

При оформлении письма на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Сроки подготовки ответных служебных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителя организации. В тексте ответного письма не указывается номер и дата исходящего письма, для этого есть реквизит на бланке письма.

Сроки подготовки инициативных служебных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.3.5.2. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа (Ректорат ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы» не считает возможным»; ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы» предлагает...» и др.) или от 1 –го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем проект...» и др.).

При составлении служебных, деловых и коммерческих писем можно использовать набор стандартных фраз.

^ Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используют следующие выражения:

– В порядке проведения совместной работы…;

– В соответствии с Вашим письмом;

– В соответствии с протоколом…;

– В ответ на Ваше обращение…;

– В подтверждение нашей договоренности…;

Если составляют письмо-просьбу, то используют такие выражения:

– Просим оказать содействие…;

– Просим выслать в наш адрес…;

– Просим принять участие….;

– Прошу принять меры….;

– Прошу принять к сведению…;

– Прошу довести до сведения..;

– Прошу ликвидировать задолженность…

^ Сопроводительные письма обычно начинают со слов:

– Направляем информацию…;

– Возвращаем справочные материалы…;

– Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;

– Посылаем справочную литературу…

Письма-подтверждения начинаются так:

– Подтверждаем…;

– С благодарностью подтверждаем…;

– ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы» подтверждает…

В письмах-напоминаниях используют такие модели:

– Напоминаем, что…;

– Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях – такие:

– Сообщаем, что…;

– Ставим Вас в известность, что…

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

– Оплату гарантируем…;

– Сроки выполнения гарантируем…

Письма-приглашения можно начинать со слов:

– Приглашаем принять участие…;

– Просим направить представителя…

^ Отказ в просьбе и отклонение предложения строят по таким моделям:

– Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;

– Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам….;

– На Ваше обращение о совместной работе считаем…

^ Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

– Убедительно просим Вас выделить...

– Убедительно просим направить в наш адрес информацию;

– Убедительно просим Вас не задерживать ответ;

– Просим извинить за задержку с ответом.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в соответствии с распределением обязанностей, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Как правило, текст письма начинается с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:


Уважаемый !



После обращения перед текстом письма пропускается пустая строка.

3.3.5.3. Требования к оформлению и образцы служебных писем приведены в приложении № 8, 9.

3.3.5.4. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках установленной формы. (Приложение № 10).

3.3.5.5.  Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

Колонтитул в письмах зарубежному адресату не ставится.

 В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит «Адресат» располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает инициал имени, фамилию адресата, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Все составные части реквизита «Адресат» пишутся прописными буквами. Например:


Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ

ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ
^ ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ


В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:


^ ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ

Господину Б. ИТОПУ

ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ

(официальное название страны)

МОСКВА


Текст письма начинается с обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать – Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении, иногда, принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин ректор). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел – Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «…в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.

 Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

Подпись. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, инициалы, фамилия и его должность. Фамилия пишется прописными буквами. Должность пишется под фамилией и центрируется относительно фамилии. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Реквизит пишется через 1 межстрочный интервал.

Например:

Ректор ФГБОУ ВПО

«БГПУ им. М.Акмуллы»

Р.М. Асадуллин

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.


^ 3.3.6 Докладная, служебная, объяснительная записки


Докладную, служебную, объяснительную записки относят к разряду внутренней переписки и выполняют на бланке руководителя структурного подразделения. Образец оформления данного вида документов приводится в приложении № 11.

3.3.6.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю Университета, может содержать изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка должна содержать реквизиты: адресат, наименование должностного лица, написавшего ее, структурного подразделения, дату написания, тему. Текст докладной записки состоит из двух смысловых частей:

– в вводной части излагаются причины, факты и события, послужившие поводом для написания;

– вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях.

При представлении информации об исполнении какого-либо документа делается ссылка на № и дату этого документа. По результатам рассмотрения докладной записки на документе проставляется резолюция.

3.3.6.2. Служебная записка – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника или записка о выполнении какой-либо работы. Текст служебной записки состоит из двух смысловых частей:

– в первой части приводится обоснование, то есть излагаются причины составления служебной записки;

– во второй части переходят к предложениям, заявкам, просьбам и т.д.

Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресована служебная записка, указываются в дательном падеже. Текст начинается с обращения к должностному лицу. К служебной записке прилагаются подлинники всех документов, отраженных в ее содержании в хронологической последовательности. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

3.3.6.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо происшествия (действия, факта), составляемый работником и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух смысловых частей:

– в первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию,

– во второй – приводятся причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или произошедшие события.

Докладные, служебные, объяснительные записки адресованные руководителю организации, передаются в отдел документационного обеспечения для регистрации и передачи на рассмотрение.

В соответствии с резолюцией лица, рассмотревшего документ, докладная, служебная, объяснительная записки направляются отделом документационного обеспечения на исполнение.


^ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1 Принципы организации документооборота

4.1.1. Движение документов в Университете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В Университете устанавливаются следующие принципы в организации документооборота:

– централизация операций по приему и отправке документов;

– организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

– однократность регистрации документов;

– устранение необоснованных согласований проектов документов;

– регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте Университета выделяются следующие документопотоки:

– поступающая документация (входящая)

– отправляемая документация (исходящая);

– внутренняя документация.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в Университете, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями сотрудников Университета.

4.1.3. При применении в Университете электронного документооборота отделом документационного обеспечения совместно с Центром информационных технологий разрабатываются маршруты движения документов.


^ 4.2 Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в организацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электронной и курьерской связи.

С помощью почтовой связи в организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

При приеме корреспонденции проверяют целостность конвертов, целостность упаковки документов и правильность адресования.

Ошибочно доставленную корреспонденцию пересылают отправителю.

При вскрытии конверта (упаковки) проверяют правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляют акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, второй прилагают к полученному документу, а третий отправляют отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если:

– адрес отправителя указан только на конверте;

– дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени;

– конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции (заказная корреспонденция).

4.2.2. По каналам электронной связи поступают: факсограммы, телефонограммы, электронные документы.


1823-1886-russkij-pisatel-publicist-poet-slavyanofil-pribil-v-astrahan-v-1844-g-v-sostave-gruppi-chinovnikov-priehavshej-dlya-revizii-gubernii-vpechatle.html
1828-suhie-tokoogranichivayushie-reaktori-pravila-ustrojstva-elektroustanovok-pue-sedmogo-izdaniya-v-svyazi-s.html
183-metod-konturnih-tokov--osnovnie-ponyatiya-ob-elektricheskoj-cepi.html
183-priemi-reklamnoj-argumentacii-pri-oshushenii-visokogo-riska-pokupki-i-informacionnoj-motivacii-potrebitelya.html
183-svojstva-i-harakteristiki-ou-kurs-lekcij-cheboksari-2010-federalnoe-agentstvo-po-obrazovaniyu-federalnoe.html
183raschet-analiticheskih-koefficientov-koncepciya-sistemi-marketingovoj-informacii-shema-marketingovogo-issledovaniya.html
  • tetrad.bystrickaya.ru/vospitanie-detej-ostavshihsya-bez-popecheniya-roditelej-t-v-holshevnikova-nezavisimij-ekspert.html
  • thesis.bystrickaya.ru/primernie-temi-zanyatij-uchebno-metodicheskij-kompleks-po-discipline-metodika-prepodavaniya-tehnologii-s-praktikumom.html
  • composition.bystrickaya.ru/osnovnaya-obrazovatelnaya-programma-visshego-professionalnogo-obrazovaniya-napravlenie-magisterskoj-podgotovki-stranica-8.html
  • znaniya.bystrickaya.ru/rabochaya-programma-disciplina-strategicheskoe-planirovanie-specialnost.html
  • learn.bystrickaya.ru/federal-nij-gosudarstvenn-ij-obrazovateln-ij-standart-visshego-professionalnogo-obrazovaniya-po-specialnosti-proektirovanie-aviacionnih-i-raketnih-dvigatelej-stranica-4.html
  • tasks.bystrickaya.ru/4-cel-i-zadachi-programmi-pasport-programmi-naimenovanie-programma-liberalizacii-valyutnogo-rezhima-v-respublike.html
  • urok.bystrickaya.ru/primernie-voprosi-k-ekzamenu-po-informatike.html
  • thesis.bystrickaya.ru/programma-kursa-innovacionnij-menedzhment-im-programma-podgotovki-upravlencheskih-kadrov-specialnost-menedzhment.html
  • teacher.bystrickaya.ru/federalnij-gosudarstvennij-obrazovatelnij-standart-srednego-professionalnogo-obrazovaniya-po-specialnosti-151031-montazh-i-tehnicheskaya-ekspluataciya-promishlennogo-oborudovaniya-po-otraslyam-stranica-5.html
  • tetrad.bystrickaya.ru/urok-igra-chto-gde-kogda-celi-i-zadachi.html
  • learn.bystrickaya.ru/g-a-gricenko-socialnoe-proektirovanie-v-rabote-s-molodezhyu-stranica-4.html
  • institut.bystrickaya.ru/trebovaniya-k-napisaniyu-osnovnoj-chasti-raboti-posobie-po-podgotovke-i-zashite-kursovih-vipusknih-kvalifikacionnih.html
  • klass.bystrickaya.ru/4-programmi-vneurochnoj-deyatelnosti-dopolnitelnogo-obrazovaniya-i-analiz-sostoyaniya-socialno-pedagogicheskoj-sistemi.html
  • institut.bystrickaya.ru/tema-uroka-yagodnaya-polyanka.html
  • uchenik.bystrickaya.ru/gosudarstvennij-byudzhet-i-problema-optimizacii-byudzhetnih-rashodov.html
  • teacher.bystrickaya.ru/glava-20-nalogovaya-deklaraciya-po-nalogu-prakticheskoe-posobie-po-usn-chast-i-obshie-polozheniya-glava-usn-specialnij.html
  • knowledge.bystrickaya.ru/o-provedenii-zaprosa-kotirovok-na-oficialnom-sajte-gorodskogo-okruga-gorod-salavat-rb-stranica-5.html
  • zanyatie.bystrickaya.ru/shkoli-antichnoj-filosofii-v-grecii.html
  • write.bystrickaya.ru/fakultet-geograficheskij-kafedra-geoekologii-i-landshaftnogo-planirovaniya-uchebno-metodicheskij-komplekt-disciplini-metodi-kartografirovaniya-landshaftov.html
  • tests.bystrickaya.ru/kurs-vzleta-na-rulenii.html
  • lesson.bystrickaya.ru/nizhnyaya-palata-prinyala-popravki-v-ryad-statej-ugolovno-processualnogo-kodeks-stranica-24.html
  • learn.bystrickaya.ru/finansovoe-obespechenie-publichnij-otchet-osostoyanii-i-rezultatah-deyatelnosti-mou-sosh-55-za-2009-2010-uchebnij.html
  • urok.bystrickaya.ru/pozdravlyaem.html
  • laboratornaya.bystrickaya.ru/programma-vstupitelnih-ispitanij-po-magisterskoj-programme-psihologicheskoe-soprovozhdenie-obrazovaniya-lic-s-problemami-v-razvitii.html
  • institute.bystrickaya.ru/glava-6-rudolf-shtejner-v-teme-hristos-vospominaniya-o-shtejnere.html
  • zadachi.bystrickaya.ru/plani-seminarskih-zanyatij-dlya-studentov-do-uchebno-metodicheskij-kompleks-uchebnoj-disciplini-pravoohranitelnie.html
  • prepodavatel.bystrickaya.ru/tablica-ravnomerno-raspredelennih-v-intervale-01-sluchajnih-chisel-uchebno-metodicheskij-kompleks-po-discipline.html
  • paragraph.bystrickaya.ru/kompyuternaya-semya.html
  • lesson.bystrickaya.ru/municipalnoe-pravo-chast-2.html
  • learn.bystrickaya.ru/godovoj-otchet-za-2009-god-predvaritelno-utverzhden.html
  • laboratornaya.bystrickaya.ru/programma-speckursa-filosofskie-problemi-obrazovaniya-po-specialnosti-020100-filosofi-zaochnoe-otdelenie-specializacii-020102-sistematicheskaya-filosofiya.html
  • apprentice.bystrickaya.ru/znachenie-imeni-boga-v-biblii-i-ego-proiznoshenie.html
  • knigi.bystrickaya.ru/rinok-turisticheskih-uslug-kemerovskoj-oblasti.html
  • exchangerate.bystrickaya.ru/64podklyuchenie-i-pusk-elektrodvigatelya-uchebnoe-posobie-gomel-2006-soderzhanie-1-obshie-svedeniya-5-1-trehfaznaya.html
  • crib.bystrickaya.ru/impulsivnaya-model-poznaniya-kniga-izdana-pri-uchastii-izdatelstva-universitetskaya-kniga-s-peterburg-i-moskovskogo.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.